Que vous entamiez le rangement de votre appartement ou que vous pilotiez un tournant important en tant que responsable de projet, un plan réfléchi peut s’avérer indispensable. Ces quelques lignes retracent un exemple de processus en management de projet structuré 4 étapes ! Cela peut paraître logique et simple à mettre en place, mais attention tout de même, chaque projet décèle des incertitudes qui ne sont pas cartographiées ici.

1. Cadrer et organiser le projet !

Il faut être capable de décrire au plus précis les objectifs de votre projet, et fédérer les bonnes personnes autour de ces objectifs. Il y a deux façons d’y arriver : premièrement, le problème que vous essayez de résoudre amène lui-même des objectifs clairs. Prenons l’exemple d’une entreprise qui a des défaillances de classement de dossiers. Dans ce cas, la nature de la tâche à effectuer (classer les dossiers) conduit à des objectifs et résultats quasiment indiscutables par l’équipe mise en place, à savoir élaborer une nouvelle méthodologie de classement. Deuxièmement, le problème n’est pas autant clair et vous n’avez qu’une piste à suivre. Dès ce moment-là, tout n’est plus si limpide pour tout le monde et il faut commencer à cadrer les objectifs pour convaincre et motiver. Mais comment s’y prendre ? Vous n’y arriverez pas seul. Il faut travailler en groupe sur le problème ou l’opportunité à l’origine du projet. Il faut fédérer les bonnes personnes autour des bons objectifs : un pilote et une équipe de projet. Et attention au piège des affinités… Travaillez par compétences et ressources liées au projet.

2. Maîtriser les étapes du projet !

Maintenant qu’ils sont définis, jetez un oeil aux objectifs de votre projet ! Il s’agit de se demander quels sont les gestes, tâches ou activités à accomplir pour atteindre ces objectifs. Vous devez donc planifier les choses à faire afin de maîtriser chronologiquement votre projet, au risque de tomber dans le « n’importe quoi ». Et c’est relativement simple à mettre en place : une grille avec un listing des choses à faire et les délais accordés à chacune d’elle. Commencez à en discuter autour d’une feuille de papier, et finissez par travailler cette planification avec des outils de gestion de tâches (par exemple Trello qui est un bon outil gratuit pour commencer).

3. Encadrer l’exécution du projet !

La personne responsable (pilote) du projet doit être consciente que chacune des incompréhensions, des résistances au projet ou des réclamations risquent d’atterrir sur son bureau. Personnellement, dans l’accompagnement de projet, je travaille avec trois mots d’ordre : suivi / motivation / focalisation. Un pilote qui n’a pas de contact régulier avec son équipe sur le terrain peut laisser paraître un manque de motivation, ce qui peut pousser l’équipe au désintéressement, ce qui mènera à la mort du projet. Soyez donc au plus proche des gens qui bossent avec vous et soyez prêts à intervenir !

4. Mettre un terme au projet !

Selon les étapes du projet que vous aurez déterminées, vous comprendrez que ce dernier n’est pas illimité dans le temps. Une fois que le projet est sur pied, il est important de ne pas avoir peur de le clôturer pour éviter des pertes de temps et d’argent. Vous pouvez pas exemple procéder au travers d’un bilan qui retrace les étapes de la gestion du projet en décrivant les points positifs et négatifs. Et n’oubliez pas que d’impliquer son équipe dans les conclusions peut s’avérer très positif, car tout le monde ne cible pas les mêmes aspects du projet.

Pour conclure ? Chaque projet est différent et nécessite ses propres objectifs et ressources ! Soyez conscients de l’existence d’un processus, mais ne soyez pas bornés ! Donnez-vous à 100% et battez-vous pour la réussite des choses dans lesquelles vous croyez !

Matthieu Wildhaber

LYB Perspective Sàrl

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